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Wir haben gegründet und dabei viel gelernt!

Kamila

Kamila |

13. Jan. 2013 |

- min Lesezeit

Wir wussten, dass wir im Nachhinein sagen würden "ach, war ja gar nicht so schlimm". Vielleicht war es wirklich weniger aufwändig als gedacht. Trotzdem sind wir froh, dass die Gründung vollbracht ist, die Mitarbeiter angemeldet sind, wir die ersten Gehaltsüberweisungen getätigt und auch schon die erste Rechnung gestellt haben. Es ist ein tolles Gefühl jetzt eine richtige GmbH zu sein!

DPM Gründungsteam
DPM Gründungsteam

Die Anfänge

Eigentlich stand für uns sehr schnell fest, dass wir ein Unternehmen gründen wollen. Insgesamt waren wir vier Gesellschafter und über das Was und das Wann waren wir uns auch schnell einig - aber das Wie bereitete uns einiges Kopfzerbrechen:

  • sollen wir als UG starten oder als GmbH?
  • Wie sollen wir das Kapital aufteilen?
  • Wer darf was entscheiden?
  • Welche Schritte kommen zuerst und wie geht man vor?
  • Lassen wir uns lieber anstellen oder nicht?

Fragen über Fragen und wie kaum anders zu erwarten: es war oft schwer die passenden Antworten zu finden. Wir haben mit Freunden gesprochen, die auch schon gegründet haben, haben Steuerberater interviewt, diverse Foren durchforstet und viele, viele Gesetzestexte gelesen. Letztendlich hat es dann alles funktioniert. (Ihr findet am Ende eine Liste an Links zu hilfreichen Inhalten).

Unser Vorgehen

Hier die Zusammenfassung der einzelnen Schritte, die wir gegangen sind:

  1. Gesellschaftervertrag: Ein Gesellschaftsvertrag regelt die Rechte und Pflichten von Gesellschaftern. Bei einer GmbH muss er bestimmten rechtlichen Regeln entsprechen und Bedarf der Schriftform. Wir haben ein Mustervertrag als Grundlage genommen und die Punkte die uns wichtig waren selbst formuliert und dann noch mal durch den Notar prüfen lassen.
  2. Geschäftsführervertrag: Die Gesellschafter müssen nun einen Geschäftsführer bestimmen. Dieser vertritt die Gesellschaft gemäß der ihm zugestandenen Vollmachten. Bei einem Geschäftsführer mit Einzelvertretungsbefugnis achtet darauf, dass dieser auch von den Beschränkungen des §181 BGB (dem “In-sich-Geschäft”) befreit ist, d.h. er darf Geschäfte abschließen, bei denen er beide Parteien repräsentiert: bei der Anstellung des Geschäftsführers unterschreibt der Geschäftsführer in Vertretung für die GmbH und auf der anderen Seite als “Angestellter”. Ein Vertrag mit 2 gleichen Unterschriften.
  3. Auswahl des Steuerberaters: Der Steurberater hilft bei der Gründung, übernimmt die Buchhaltung und den Jahresabschluss, kennt viele Tricks und kann auch helfen an alles zu denken. Unsere Erfahrung war, es lohnt sich hier jemanden zu beauftragen.
  4. Auswahl der Bank: Ohne eine Bank ist es nicht möglich eine GmbH zu gründen. Auf das Firmenkonto ist das Stammkapital zu überweisen. Aber Vorsicht: ohne GmbH kein Firmenkonto! Also erst zum Notar, Gesellschaftervertrag beglaubigen lassen, damit zur Bank, Konto eröffnen und mit der Einzahlungsbestätigung des Gründungskapitals wieder zum Notar. Es gilt abzuwägen zwischen anonymen Großbanken und kleinen Filialen um die Ecke, die zwar freundlich, aber nach unserer Erfahrung auch schnell überfordert sind.
  5. Notartermin: Hier unterschreiben die Gesellschafter den Gesellschaftsvertrag und der Geschäftsführer den Geschäftsführervertrag. Diese werden dann beglaubigt und an das Handelsregister weitergegeben, nachdem die Einzahlung der Stammeinlagen erfolgreich war und die Einzahlungsbescheinigung dem Notar vorliegt.
  6. Anmeldung Handelsregister: Die Anmeldung übernimmt der Notar, da muss dann nur noch der entsprechende Obolus bezahlt werden. Achtet hier bei extrem auf die vielen Rechnungen, die nun bei euch eintrudeln werden. Viele private Handelsregister stellen euch einen vermeintlichen Eintrag in Rechnung. Der Notar informiert euch, welche Rechnung ihr als einzige tatsächlich begleichen müsst.
  7. Anmeldung Gewerbeamt: diese müsst ihr wieder selber vornehmen. Das geht recht schnell beim zuständigen Bürgerbüro, sobald ihr die Handelsregisternummer habt.
  8. Anmeldung Finanzamt: ihr bekommt von eurem Steuerberater ein Formular, das ihr ausfüllen müsst. Erledigt das so schnell wie möglich, damit ihr Rechnungen schreiben könnt. Und laut Aussage vom Finanzamt kann das 4-6 Wochen dauern (bei uns ging es allerdings wesentlich schneller).
  9. Arbeitnehmerverträge: Wenn man bereits erste Arbeitnehmer anstellen möchte, sind hier die entsprechenden Arbeitsverträge vorzubereiten. Gleiches Prinzip: nehmt euch ein Muster und passt die Dinge an die euch wichtig sind. Unsere Empfehlung: fragt dann nochmal jemanden der sich damit auskennt.
  10. Anmeldungen bei den Sozialversicherungen: Alle Unterlagen erhält dann der Steuerberater und unterstützt bei der Anmeldung bei der Lohnsteuer, Krankenversicherungen,… hier sind sehr viele Formulare auszufüllen.

So zumindest sind wir vorgegangen und haben damit alles in allem gute Erfahrungen gemacht…

Was haben wir gelernt?

Oh, wir haben sehr viel gelernt…. aber insbesondere haben sich die folgenden Punkte eingeprägt:

  • Gründet wenn möglich direkt als GmbH und nicht als UG, falls das Eigenkapital vorhanden ist, das erspart euch im Nachgang viele Steuern: ihr müsst eine Gewinnauszahlung machen um euren Gewinn als Gründungskapital verwenden zu können. Und das bedeutet knapp 50% Steuern, also 50.000 EUR Gewinn um 25.000 EUR Stammkapital einlegen zu können!
  • Wählt möglichst Dienstleister vor Ort, wie z.B. den Steuerberater, auch wenn sie etwas teurer sind. So könnt ihr kurz vorbeischauen, fehlende Dokumente schnell nachreichen,… wir haben gelernt: die deutsche Post kann ganz schön langsam sein.
  • Nach der Gründung erhaltet ihr ganz viele Rechnungen - seid vorsichtig. Die meisten sind Einträge in irgendwelche privaten Register, die ihr nicht braucht. Da könnt ihr euch einiges an Geld sparen.
  • Kümmert euch rechtzeitig in Zusammenarbeit mit eurem Steuerberater um die Anmeldung beim Finanzamt. Die Steuernummer ist extrem wichtig für euch: ohne Steuernummer - keine Rechnung!
  • Seid auch vorsichtig was die Auswahl der Bank angeht: vermeintliche Kundennähe über einen persönlichen Ansprechpartner vor Ort bringt nicht viel, wenn dieser überlastet und nie erreichbar ist. Dann doch lieber die anonyme Hotline, die wenigstens ständig erreichbar ist.

Naja, jetzt hoffen wir, dass es mal so läuft - allerdings kommt als nächstes der Jahresabschluss. Da warten bestimmt wieder einige neue Herausforderungen auf uns. Aber insgesamt: hey, es hat viel Spaß gemacht und bis jetzt war ja auch alles gar nicht so schlimm  - nur aufregend ;-)

Liste mit hilfreichen Links:

  • Ein hilfreiches Merkblatt zur Gründung einer GmbH von der IHK München:
  • Informationen und Musterunterlagen für die Gründung einer UG:
  • Allgemeine Informationen zur GmbH von der IHK Hamburg

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